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  POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EXPOCAFE S A
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1. Información general

SOCIEDAD EXPORTADORA DE CAFE DE LAS COOPERATIVAS DE CAFICULTORES S A EXPOCAFE S A, sociedad constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia, con NIT 860.525.060 - 6, domiciliada en Bogotá, D.C., con oficinas principales en la carrera 7 No. 74-36 Piso 3 y número telefónico (571) 3437050 (la “Compañía”), es una entidad comprometida con la protección de la privacidad y de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tenga acceso en el desarrollo de sus actividades mercantiles. En este sentido, la Compañía recibe, recolecta, utiliza, administra, procesa, analiza, segmenta, indexa, perfila, transmite, transfiere, compendia, anonimiza, almacena y, en general, procesa Datos Personales tales, como los de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), de preferencias de consumo, de visitas y de comportamiento en internet e información financiera, entre otros, información que podrá ser obtenida en el curso y para la realización de sus actividades mercantiles.

2. Ámbito de aplicación de esta Política

La presente Política de Tratamiento de la Información de la Compañía (la “Política”) está dirigida a los socios comerciales, proveedores, clientes, trabajadores, colaboradores, contratistas y, en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por la Compañía (los “Titulares”), y tiene la finalidad de garantizar los derechos de los Titulares; describir los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos; identificar al área o persona a cargo dentro de la Compañía de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales en el desarrollo de las actividades mercantiles de la Compañía.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por la Compañía, sus trabajadores y, en lo que corresponda, por aquellos terceros que la Compañía vincule para realizar la totalidad o parte de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la Compañía es Responsable (según se define más adelante).

La Política se aplicará a los terceros con quienes la Compañía eventualmente suscriba contratos de Transmisión (según se define más adelante), con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la Compañía.

3. Definiciones principales

Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:

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4. Principios

En todo Tratamiento realizado por la Compañía, los Encargados y/o terceros a quienes se les Transfieran y/o Transmitan Datos Personales, se dará cumplimiento a los principios establecidos en la Ley y en esta Política. Estos principios son:

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5. Tipos de Datos Personales y formas en que se recolectan

La Compañía obtiene Datos Personales e información que no permite la individualización del individuo, y procesa la información que surge de la combinación de estos dos tipos de datos, como información conjunta.

La Compañía obtiene y procesa las siguientes categorías de información, entre las cuales hay Datos Personales:

a. Información que obtiene al registrar nuevos proveedores y contratistas, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido de los funcionarios, nombre de la compañía, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.

b. Información que obtiene de potenciales trabajadores y de personas que emplea, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, lugar de residencia, nacionalidad, género, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.

c. Información de registro que los Titulares proporcionan cuando ingresan información a la página de internet y demás y canales electrónicos de la Compañía, que puede incluir, pero no se limita al nombre y apellido, documento de identidad, teléfono y correo electrónico.

d. Información de clientes y clientes potenciales que estos proporcionan, por ejemplo, al solicitar cotizaciones o adquirir los productos o servicios de la Compañía, incluidos sin limitarse al nombre y apellido, nombre de la compañía, lugar de residencia, dirección física, dirección de correo electrónico, teléfono y fax.


6. Tratamiento y almacenamiento

Los Datos Personales podrán ser almacenados y alojados en Colombia y en el exterior. El almacenamiento de los Datos Personales podrá ser encargado a un tercero, que podrá estar domiciliado en un país diferente a Colombia. En cualquier caso, la Compañía velará porque los Datos Personales sean Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

7. Tratamiento y finalidades

La Compañía, en el curso de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales Tratados por la Compañía deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

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8. Derechos de los Titulares

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

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Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular todos los Legitimados presentando el documento respectivo.

9. Datos Sensibles

En el marco de sus actividades mercantiles, la Compañía puede recolectar y Tratar Datos Sensibles, tales como pero sin reducirse a:

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Los Datos Sensibles serán Tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de los mismos, por lo cual solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

La Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional y enteramente facultativa para el Titular, por lo cual ninguna actividad será restringida o condicionada al suministro de los mismos, de manera que el Titular puede no Autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles y esa decisión será respetada por la Compañía.

10. Datos Personales de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes por parte de la Compañía solo podrá hacerse en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes o que lo reemplacen, y con sujeción a los requisitos establecidos por la normatividad aplicable. Las siguientes medidas se tendrán en cuenta cuando se Traten Datos Personales de niños, niñas y adolescentes:

a. Notificación a los padres sobre las prácticas que la Compañía implementa en relación con los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, incluyendo los tipos de Datos Personales que se recolectarán, las formas de Tratamiento, las finalidades que se perseguirán con el Tratamiento y si la información será compartida y con quién.

b. Se obtendrá la Autorización de los niños, niñas y adolescentes y de sus padres o tutores para para realizar el Tratamiento de los Datos Personales de los primeros.

c. Únicamente se recolectarán o Tratarán los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes que sean estrictamente necesarios, de acuerdo con la respectiva finalidad que se pretenda conseguir.

d. Se permitirá a los padres tener acceso o la posibilidad de solicitar el acceso a los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, como también la posibilidad de solicitar que se cambien o se supriman.

11. Autorización

Todo Tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, la Compañía, sus trabajadores y terceros Autorizados deberán abstenerse de recolectar y Tratar los Datos Personales si el Titular no ha suscrito la respectiva Autorización. Además, deberán conservar una copia de este la Autorización para consultas futuras.

12. Área de protección de Datos Personales

El área encargada de atender todos los asuntos relacionados con datos personales es la de Servicio al Cliente, por ejemplo.

La Compañía cuenta con el Área de Control Interno que es la encargada de la recepción y atención de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con Datos Personales. La Dirección de Control Interno será quien de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley, el Manual y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

a. Atender y recibir todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder solicitudes como:

* solicitudes de actualización de sus Datos Personales.

* solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales.

* solicitudes de supresión de Datos Personales.

* solicitudes de revocatoria de la autorización cuando de acuerdo con la Ley proceda esa revocatoria.

* solicitudes de información sobre el Tratamiento dado a sus Datos Personales.

* solicitudes de información sobre las finalidades del Tratamiento.

* solicitudes de obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

* Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.


b. Asegurar la protección de los Datos Personales de los Titulares.

c. Velar por la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de la Compañía.

d. Registrar las Bases de Datos administradas por la Compañía en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar dicho registro cuando sea necesario.

Los datos de contacto de la persona encargada son:

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13. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los Titulares

13.1. Consultas

La Compañía dispone de diversos mecanismos para que el Titular, Legitimados, o los representantes de menores de edad Titulares, formulen todo tipo de consultas relativas a:

a. ¿Cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Compañía?

b. ¿Cuál es el Tratamiento al cual están sujetos?

c. ¿Cuáles son las finalidades que pretenden satisfacer?

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o por medios electromagnéticos, como trámites a través del correo electrónico comunicaciones@expocafe.com o de las llamadas telefónicas que se realicen a la compañía al personal encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, la Compañía guardará prueba de la consulta y su respuesta.

Antes de proceder, el responsable de atender la consulta verificará:

a. La identidad del Titular o del Legitimado. Para ello, exigirá la cédula de ciudadanía o cualquier documento de identificación original del Titular y los poderes especiales o generales, según sea el caso.

b. La Autorización o contrato con terceros que dieron origen al Tratamiento por parte de la Compañía.

c. Señalará la fecha en la cual fue recibida la consulta por la Compañía.

Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, el responsable de atenderla recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de la Compañía. Una vez recopilada la información se la suministrará al Titular para que este tenga acceso y pueda conocerla.

El responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando este último tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, Legitimado, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta será enviada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Compañía. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite y señalando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar a aquel mediante el cual fue presentada la consulta.

La respuesta definitiva a todas las solicitudes no puede tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Compañía.

Incluso cuando el solicitante no tenga la facultad para interponer la consulta, la Compañía tendrá que informarle al solicitante esta circunstancia y responder dentro de los términos establecidos anteriormente.

13.2. Reclamos

La Compañía dispondrá de mecanismos para que el Titular, los Legitimados o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de:

a. Datos Personales Tratados por la Compañía que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión.

b. El presunto incumplimiento de algunos de los deberes de Ley de la Compañía.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, o por medios electromagnéticos, como trámites a través del correo electrónico comunicaciones@expocafe.com o de las llamadas telefónicas que se realicen a la compañía al personal encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos. Cualquiera que sea el medio, la Compañía guardará prueba de la consulta y su respuesta.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, los Legitimados, o sus representantes, en caso de que el Titular sea menor de edad, así:

a. Deberá dirigirse a la Dirección de Control Interno, a la dirección de correo electrónico comunicaciones@expocafe.com o a la dirección física Carrera 7 No. 74-36 P-3.

b. Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

c. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

d. Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

e. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Compañía requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Compañía no es competente para resolverlo, dará traslado al Área de Protección de Datos – Dirección de Control Interno, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Compañía donde reposen los Datos Personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Compañía guardará prueba de la consulta, el reclamo y su respuesta en caso de que sea necesaria su consulta posterior.

14. Vigencia

Esta Política empezará a regir desde 01/10/2017. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de la Compañía, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales.

15. Modificaciones

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por la Compañía y hará parte de los contratos que celebre la Compañía, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de la Compañía y/o correos electrónicos. Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:

a. Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos.

b. Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso la Compañía buscará una nueva Autorización.

Las modificaciones serán informadas en la página web de la Compañía y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares de los Datos Personales, siempre y cuando la Compañía tenga esa información en su poder.




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